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电话留言是你的第一张名片  

2010-12-21 18:16:23|  分类: 职场智慧与谋略 |  标签: |举报 |字号 订阅

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电话留言是你的第一张名片

当你跨进办公室的那一刻,公司各部门的同事们看似低头忙着自己的事,其实正带着微妙的心理观察着你。“唔,看上去气质不错,穿得也得体。”好,第一印象这一关你的得分良好。然后,你走到自己的办公桌面前,开始整理资料,打电话,发E—mail…一周过去,大家心里都有了底:来的新人是否专业,适不适合合作项目,能不能让她单独会见客户。是什么让他们了解得那样多呢?你又没有花时间与她们进行特别的沟通……

“是那些看不见的办公室礼仪。”纽约专业形象专家詹尼特.艾克说。她每次指导那些想顺利在职场发展的女孩子,总会重复说:“正确的穿着装扮为你赢得职场印象第一分,得体的举止和熟练的运用那些看不见的但尤为重要的办公礼仪,会为你换得同事的尊重和老板给予的重任。这包括说话之前先认真思考,注意发音标准,语速不要太急促,但要有条有理,口齿清晰……”

外表与礼仪的关系就如同你的妆容。外表的光鲜就如同脸上均匀的粉底,礼仪和一些小细节就像腮红和眼影。色彩协调了,自然给人留下完美的印象;色彩用错了,便是彻底失分,再好的粉底也无济于事。

身在职场,与人面对面时方才打点衣装、微笑迎人是远远不够的,老板、同事、客户,说不定还未谋面,他们早已对你留下了印象。是什么泄了秘?是你的声音、文字、气息,甚至你的办公桌。

调研证明,人通过5秒钟可以在他人面前留下印象,花100天可以把刻意培养的行为举止变为习惯性的举止,通过8天的强化意识刻意使90%的正确行为保留30天。

那么让我们看看哪些是“看不见”的办公室礼仪,然后用8天的时间使自己熟练运用这些礼仪,成为职场的新宠儿。

一、 让电话那头的人“看”到你的笑容

你是不是觉得躲在自己的办公隔间里打电话,远比见面让人轻松?“不被看见”,总让人有安全感。其实在通话过程中,对方真的“看”不见你吗?我们来做个小试验。

“嗨,你今天过得怎么样?”同样一句话,你用三种不同姿势说,然后把它录下来,会惊讶地发现你的身体姿势是如何影响你的话音的。这三种姿势分别是:坐在椅子上;笔直站立;身体斜靠在墙壁或书橱一角,并将物品扔向废纸篓。

——感觉一下,知道答案了吧。

电话的那头虽然看不见你,但通过你的语音、声音的大小和如何应付,他们很快能感知你是怎样的人。你应该已经知道此时最基本的礼仪是保持微笑,笑容使你的音色听起来欢快、友善、充满热情,对方当然能感受到。

所谓“职场电话能手”,就是那些最懂得运用声音传递自己热情和专业的人。他们有以下这些经验:如果你在电话旁,不要让电话铃响超过三下;说话时保持端坐,语音欢快但不要急促,同时在重点部分加以重复;对方说话时,别轻易打断。

让对方有好感得最重要的细节是永远等对方挂断电话后才放下话筒,而且通话时千万不要嚼口香糖或打电脑。

二、 电话留言是你的第一张名片

先来听三段电话录音,如果在工作时间,你遭遇对方这样的留言,你会……

A “嗨,你好,我是Nancy。我现在在会议室开会所以不能接听你的莱点,真的非常抱歉。如果你没有急事的话,过两个小时再打过来试试;如果有急事,请留下你的姓名和电话号码,我会议一结束,马上就给你回电话。不要着急哦。Hello.This is Nancy…Please leave your message after Beep。”

B “你好,是朋友吗?是我朋友就知道我是夜猫子啦,直到什么时候能找到我了吧!那么现在,就对我的语音信箱说两句吧。我的话讲完了,该轮到你了……”

C “你好,这里是xxx。我现在不在座位上,请留下你的姓名和电话号码,我会尽快与你联络。谢谢!”

几乎所有的大公司都会给他们的员工设立语音信箱,而千篇一律的留言有使人厌倦,如何设置留言使自己变得与众不同又不失专业呢?

A 你的语音语调可显示出你的个性,或者热情或者诚恳,让打电话的人感受到在和你说话,而不是对着一个冷冰冰的机器。

B 留言尽量简洁,并且切中要害。就像听到第一段留言,所有人都会发怒:真浪费时间!

C 听到留言,应在24小时内回复,并及时清理语音信箱。

D 留言的个性化程度要与工作的性质相吻合,切记这不是你家的语音信箱。即使你是广告公司的创意人员,也放弃第二段那样的说话方式吧。

E 在情绪最好的时候录制留言,你的快乐会感染来电者。

三、 手机不该成为办公室“导火索”

你有没有听到办公室流传这样的抱怨:

“Jerry真过分,居然把手机玲声设置成救护车的叫声,又开得那么响,每次他有电话大家都被吓一跳!他走开时又总把手机扔在桌子上,吓的人头都大了,真想把那个手机扔到垃圾桶里用盖子盖住!”

“我接手机时Lily总爱在旁边听,我说话卡住时,她居然还喜欢帮我提词,一点不尊重别人的隐私!”

开着手机是为了方便别人找到你,但千万别让你的手机给你的同事添麻烦。无论是设置和接听时,都多想想别人。

A 手机玲声五花八门,模拟的各类声音层出不穷,不要忘了在追求时尚的同时,体谅别人的感受。手机的用处在于随身携带,如放在自己的办公桌上而自己又不在,应该将手机关掉或设置成无声。

B 一般在办公室使用手机时,应控制自己的音量,正如你与同事进行私下交谈一样,你并不希望其他人参与进来。而他人在接听电话时,即使听到谈话内容也不要插话。

C 表述要清楚,如果信号不好或者通话时断时续时,不要提高音量:“喂,喂,听得清楚吗?”而应以最快的速度告诉对方稍候你会在给他/她打电话。

D 在别人公司谈业务时,原则上关闭手机,万一真有急事,需要通话前也要征得他人的同意。

四、E-mail要快捷不要随意

“电话号码和办公场所可能改变,但E-mail,无论我在什么地方,只要我还在工作着,随时可以找到我。”E-mail已成为一个看不见的、永久的办公场所。

“这是最简洁的方法联络到忙碌的人,比如我们的老板。”简负责公司销售,平时一直在外面跑业务,有时回到公司想与她的上司汇报一下业务情况,会发现老板的时间早被他秘书安排得满满的,“有时一些简要的工作进展情况,我会以E-mail的方式向他做个书面汇报,这样等我们开会时就能进入正题。”

别以为E-mail是职场便捷方式,操作时你就可以大大咧咧。注意以下几点:

A 尊重隐私。E-mail通过电脑屏幕显示出来,所以其他人在经过电脑是很容易瞟到。但请永远不要读他人的邮件,你是否会随意拆开他人的信件呢?这些准则对E-mail也同样适用。

B 24小时内回复。你的专业来自于你回信的速度。

C 注意CC(抄送)。抄送E-mail给其他人时,要仔细衡量他们的关系以及你所要取得的效果。

D 谨慎选择语句。你在邮件里的语气会显示出你的个性,你想给别人怎样的印象:亲切的、愉快的、认真的或是一本正经的?

E 别传坏消息。别在E-mail上传坏消息或讨论敏感的事情,这些事还是当面谈为宜。

五、 电话便条展示你的利落和周到

王卉已经在新公司工作了一周,她非常喜欢办公室的气氛:不像以前工作的公司那样等级森严。今天中午回到公司发现办公室没人,刚坐下旁边的电话就响了,原来是找老张的。记下对方客户的要求后,王卉在电话便条的称呼上犯难了:是像平常嘴上称呼一样写“老张”呢,还是像客户称的“张主管”?称“张主管”是不是太见外了?

事实上,正确接听电话并留下便条最能赢得同事的好感。一张专业的电话便条告诉他人我的办事能力并传达我乐于帮助别人的意愿。

不少公司有内部的电话便条记录单,如果你的办公室里没有,不妨创一张自制的便条单。

六、 传真前后必须的工作

自从有了E-mail以后,传真机对于办公室好像不再那么重要了。但在有些场和传真还是起着一些决定性的作用,比如当两家公司因为经济纠纷对簿公堂时,印有对方传真号码和日期的传真函件也可以作为证据的一部分。

在传递的过程中,传真和E-mail最大的区别时,E-mail作为一个完整的文件不易缺漏,而传真在传递的时候,经常会发生漏页的现象,尤其是一次性传送很多页纸时。因此,不妨谨慎点,就在首页上注明总共页数,然后在每页的右上角也都标明是第几页,如7/20即标明总共有20页,而现在是第7页。这样即使事后发现数据有遗漏,也能马上找出原因,不会让自己背上“办事不力”的黑锅。

“好在现在的传真机已经可直接用A4纸接了,像过去的传真纸只要过了三个月,上面的字迹就变得模糊不清,因此我经常提醒秘书拿到传真后的第一件事就是去复印。”IN公司的行政经理和同行开会时笑着说,“当然,在传真纸的首页上,对方和自己的电话、传真号码一定都要清楚标明,这也是合乎商务礼仪的表现。”

七、 办公区域的“开放”与“保留”

你对着键盘和屏幕专心工作,忽然身后传来一个声音:“你这篇报告还没打完呢啊!”在惊吓的同时,你的恼怒油然而生……

开放式办公已成为许多公司场地的基本布局。但如何分享这样一块狭小的办公空间也不是一件容易的事情,你将面临许多挑战:只有很少很少的私人空间,可能非常吵闹,你的同事随时可进入你的工作区域。这时就会出现类似上面和下面的状况。

Amy是个热情开朗的女孩,刚进办公室时还挺有人缘的。但她有个习惯,只要是一接电话,就旁若无人地大声说笑一阵。久而久之,同部门好多人都认为它太自我中心,不愿与她合作做项目。原本的性格优势却惹出了麻烦,该调整的是个性还是礼节?

Amy的问题在于不懂如何遵守办公室的场地礼仪。这些礼仪不会写进公司手册,但却是所有人默契地共同遵守着的。你应该注意:

A 在没受到同事的邀请时,请不要随意走入他人的工作空间。

B 当同事打电话时,没有特别重要的事情,不要做手势或写纸条引起他注意,这无疑无礼而讨人厌。

C 降低你谈话和打电话时的音量。你的同事还有自己的任务要完成,不要让整个办公室和你“分享”同一段对话。

八、 你的气味影响到他人的心情

“把香水往空中一喷,然后整个人走入这香氛中,轻轻一转,这想起就会若有若无地依附在你身上,非常自然。”——许多时尚类杂志都介绍过如何使用香水。

确实,清淡的香味伴随着衣袖的甩动,隐隐约约,让人好感顿声,也增加了女性的魅力。但如何诠释你的气味仍是值得每个女孩时刻注意的。

身体的气味:而香味指的是你的体味和香水味融合后给人的感觉。当然不是每款香水都适合你,你可以喜欢多种香水的气息,但千万别在办公室每日一变,把自己当作“香水试验田”。

头发的味道:即使你打扮得再得体,头发上发出异味一定会让所有人都远离你。尤其盛夏时节,只要是出过汗,头发的味道一定会有些许改变。

身边的味道:别带着浓重的食品味道走进办公室,不是每个人都乐意在自己工作时间闻到炸薯条或麻辣火锅的香味的。

Tips

有时候,“看不见”的方式更有效!

A、 面对“大忙人”老板

“我们老伴总是出差,即便他在办公室,看上去总是在忙。最近,我在他交给我的项目中碰到一个问题需要得到他的首肯。是直接到他的办公室去说呢,还是利用报告的形式地交给她?”

当你有个建议或项目需要得到公司大人物的支持时,可先借助E-mail。一般而言,老总们总会在特定的时间阅读他们的邮件。在邮件中,亦可注明“如允许的话,相当面向您汇报,时间需占用15分钟。我会与你的秘书确定时间”。然后,你便可到他秘书那儿预约时间。

当与老板见面的前一天,你需要通过电话与他的秘书再次确定见面时间。每天见面的前5分钟,你便可以在办公室的外面等着了。当然,你要遵守在E-mail上写的时限,除非老板主动加长和你谈话的时间。

最后,在会面结束后,不要再发个邮件向老板表示感谢。相信此时的你也一定给“大忙人”老板留下了深刻的好印象。

B、 面对“易怒”的上司

当你想对有情绪化倾向的上司提出中肯的意见而又不想面临被“破口大骂”的场面时,必须学会“察言观色”。可有两种方式进行沟通。

当他心情非常愉悦时,马上抓紧时给与他交谈,但言词不要激烈,脸上带着真诚的微笑。

当他心情不好时,最好避免与她正面交流,不妨试试E-mail或字条等文字缓冲方式。

C、 面对“不常碰面”的同事

好多项目的完成需要同事间的相互合作,如果有个问题需要明天下午给客户答复,而今天和你合作的那个同事正在出外勤,无法和你见面。最快捷的办法是:

1、 先给你同事打电话,简单描述事情的经过,并告诉他详细方案你会马上E-mail给她,同时与他确认明天见面时间。

2、 马上发E-mail给他。除项目内容外,再次确认见面时间。

3、 用手机短信的方式告知:“邮件已发,收到后请回短信确认。”

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